Membuat Event Promosi Yang Menarik

Membuat Event Yang Menarik

Jika bicara promosi, salah satunya pasti tidak terlepas dengan bagaimana membuat event promosi yang menarik agar audiens yang ditargetkan terkesan dan ada peluang lagi untuk mengulang event tersebut menjadi lebih besar lagi.

Membuat event tidak harus selalu mengandalkan EO yang sudah berpengalaman, akan lebih baik jika anda mampu mendesain event dan mengelolanya sendiri agar budget yang tersedia mencukupi. Apakah bisa ? 

Event yang menarik bukan selalu event yang menghabiskan dana besar, melainkan event yang mampu membangun interaksi dan kesan yang mendalam bagi audiens. Tidak harus yang menghadirkan audiens yang besar, tetapi event yang mampu menjawab tujuan dan permasalahan event ini dihadirkan.

Selain perencanaan yang matang serta kerja tim yang baik, berikut adalah tips atau cara membuat konsep acara yang menarik ala event organizer:

Menyusun Tema dan Konsep Acara

Apa saja yang menentukan kesuksesan sebuat event atau acara? Salah satunya adalah tema dan konsep! Ketika kamu memilih konsep dan tema yang menarik, otomatis bisa menular pada elemen lainnya dalam acara tersebut.

Event yang unik dan menantang.

Untuk menentukan tema dan konsep acara, kamu bisa melakukan “brainstorming” ide bersama tim. Lalu kumpulkan ide mereka dan lakukan voting konsep serta tema mana yang akan dipilih. Tentunya hal ini tidak mengesampingkan mengeksplorasi permasalahan yang sedang dihadapi dan tujuan apa yang hendak dicapai oleh event ini. 

Yang lebih penting lagi adalah siapa audiens yang hendak dibidik, karena dengan mengetahui benar audiens, keinginan dan kebutuhannya maka konsep event ini akan mengena dalam membuat interaksi dan kesan. Konten event harus benar-benar sesuai dengan audiens, oleh sebab itu mengenal kebutuhan audiens harus benar-benar diperhatikan.

Darimana pembiyaan event merupakan hal penting selain tempat (venue) dan publikasi (media). Bagi kami, check list awal keberhasilan event adalah venue, media dan sponsor. Ketika ketiga hal tersebut sudah tercukupi maka kami akan lanjutkan ke "dalam" konsep event selanjutnya.

Pembagian Tugas yang Jelas

Hampir seperti mengelola organisasi lainnya, organisasi event pun mendasarkan pada manajemen SDM yang baik. Suksesnya pengelolaan event tergantung pada pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing crew event dalam operasinya. Harus benar-benar ada yang bertanggung jawab atas suatu tugas (task) dari semua check list tugas yang telah disepakati dalam koordinasi tugas.

Event Briefing

Setelah menentukan tema dan konsep, maka selanjutnya adalah mendetailkan acara tersebut dengan breakdown kebutuhan acara personil yang akan menanganinya. Leader harus membagi tugas yang jelas atau membentuk panitia acara. Panitia dibagi atas dasar detail acara dan rincian tugas-tugasnya. Pastikan setiap panitia memiliki job desk yang jelas, dengan check list tugas masing-masing, sebaiknya semua itu tertulis.

Pastikan juga bahwa masing-masing panitia paham dan mengerti tugas dan tanggung jawabnya, dan tentukan bagaimana cara bagaimana berkoordinasi dan kepada siapa mereka bisa bertanya ketika adalah permasalahan yang butuh keputusan cepat.

Pertemuan Intensif

Penting untuk membuat jadwal pertemuan secara intens di masa persiapan acara. Pertemuan ini bisa semakin mematangkan konsep acara dan mendekatkan anggota tim sehingga lebih solid. Komunikasi antar anggota tim pun bisa terjalin lebih baik lagi dengan diadakannya pertemuan ini.

Buatlah pertemuan yang efektif, rileks dan runut karena pekerjaan perencanaan event adalah pekerjaan yang mengutamakan kreativitas. Kamu juga bisa melakukan pertemuan di kafe atau tempat-tempat lainnya yang penuh inspirasi. Mengingat ide konsep yang menarik bisa datang saat kondisi sedang santai di tempat yang penuh inspirasi juga.

Jangan lupa, bahwa setiap progress pertemuan harus tercatat dengan baik, agar tidak terjadi pembahasan yang berulang sehingga pertemuan tidak efektif.

Membuat Anggaran

Langkah selanjutnya adalah membuat daftar apa saja yang kita butuhkan untuk acara ini. Mulai dari perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat, sampai hal lainnya yang sesuai dengan konsep serta tema acara.

Setelah membuat daftar kebutuhan maka lanjutkan dengan melakukan budgeting. Membuat budgeting atau anggaran ini akan membantu kamu mengetahui gambaran biaya operasional yang dibutuhkan untuk mewujudkan acara.

Membuat Rundown Acara dari Jauh-jauh Hari

Tidak sedikit loh yang membuat rundown acara saat mendekati hari H. Padahal hal itu bisa membuat acara berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim.

Membuat rundown acara jauh-jauh hari ini bisa membantu anggota tim memahami secara mendalam alur acara. Rundown yang dibuat jauh-jauh hari ini pun bisa membuat seluruh anggota tim mengetahui arah acara yang akan digelar dan tentunya persiapannya lebih matang.

Membuat Timeline

Jangan lupakan timeline! Membuat timeline dalam perencanaan suatu acara sangat penting loh karena bisa mengontrol perencanaan acara tersbeut. Misalnya, seminggu sebelum hari H, sudah sampai mana persiapannya? Apa saja yang masih kurang? Apakah sudah matang persiapannya?

Untuk membuat timeline ini, kamu bisa mulai dengan mendata apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan tentukan deadlinenya. Menentukan deadline ini bukan berarti kamu berniat menekan setiap anggota tim, tetapi sekedar memastikan mereka tidak menunda kewajibannya dalam melaksanakan tugasnya.

Setelah timeline dibuat, jangan lupa untuk melakukan follow up pada semua anggota tim. Seperti apa saja yang sudah dibuat, apa masalahnya dan berikan solusi. Kegiatan ini bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi di acara nantinya.

Plan A dan Plan B

Kita bisa merencanakan tetapi Tuhan lah yang menentukan. Bisa saja kamu sudah merencanakan sebuah acara sematang mungkin, tetapi tiba-tiba misalnya cuaca tidak mendukung. Maka untuk mengatasi hal-hal yang tidak terduga, sebaiknya kamu telah membuat plan B.

Plan B ini misalnya, jika kita hendak melangsungkan sebuah acara di outdoor. Maka buatlah rencana B dengan menyediakan tenda, atau memastikan ada sebuah ruangan indoor yang bisa menampung tamu jika hujan turun.

Pentingnya Kerjasama Tim

Konsep acara yang kamu miliki memang menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan matang. Namun semua hal tersebut bisa rusak jika kerjasama timnya tidak baik.

Bisa dikatakan kerjasama tim menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara loh. Kerjasama tim akan baik salah satunya dengan menjaga komunikasi. Jangan sampai terjadi salah komunikasi sehingga menimbulkan kesalahpahaman yang mungkin berujung perpecahan di dalam tim.

Tidak hanya saat perencanaan, kerjasama tim dan komunikasi yang baik di antara mereka juga penting terjadi saat acara berlengsung.

Perlu kamu ingat, sebuah acara yang sukses tidak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar atau tidak. Tetapi kesuksesan acara juga bergantung pada proses perencanannya, dan kerjasama tim menjadi hal yang paling penting.

Semoga informasi cara membuat konsep acara yang menarik bak event organizer ini bisa membantu mewujudkan sebuah acara yang menarik dan sukses.