5 (lima) Principles Meningkatkan Performance Account Receivable

Performance Account Receivable

Pengelolaan piutang menjadi hal yang penting baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan skala UMKM. Tidak jarang cash flow perusahaan terganggu karena kinerja penagihan yang kurang baik. Kinerja penagihan ini bukan sepenuhnya adalah kesalahan petugas penagihan melainkan sistem yang dibentuk oleh perusahaan dalam menyikapi dan mencegah tagihan-tagihan yang macet atau tersendat.

Pengelolaan tagihan menjadi sangat penting dalam kelangsungan usaha sebuah perusahaan karena menyangkut cash flow, apalagi untuk perusahaan skala UMKM. Oleh sebab itu kami ingin membagikan sebuah tulisan dari rekan kami kepada teman-teman UMKM semua. Semoga tulisan ini bisa dicerna oleh teman-teman UMKM, meskipun bahasanya agak berat.

5 (lima) Principles Meningkatkan Performance Account Receivable

Written by Fredy Agung Nugroho
Professional/Trainer/Writer

Dari pengalaman penulis sebagai professional di berbagai perusahan, baik lokal maupun multinasional, sebagian besar perusahaan masih banyak yang belum menerapkan prinsip pengelolan piutang dengan benar. 

Perusahaan lebih banyak mengejar penjualan/revenue yg sebesar-besarnya tanpa menjalankan Prinsip-prinsip dasar dalam Account Receivable. Persh terlalu Fokus pada fungsi collection, sehinggga prinsip Pencegahan (preventif), pengelolaan dan security terlupakan, yang pada akhirnya berujung fungsi departemen collection hanya sebagai “tukang sapu”, membersihkan sampah piutang macet (yang masalahnya hampir sama atau berulang) - tidak bisa mencegah mengalirnya piutang kredit yg bermasalah, yang mengakibatkan timbulnya tunggakan pembayaran atau macet.
Konsekuensinya yang akan timbul :

COST atau Biaya-biaya bagi perusahaan , biaya2 yg timbul berkaitan dengan jangka waktu Kredit yang dinegosiasikan dengan Customer

CREDIT RISK atau Resiko yang timbul berkaitan dengan pembayaran secara partial atau tidak terbayarkan

5 Principles, sebagai prinsip dasar dalam pengelolaan piutang yang benar, akan memudahkan suatu perusahaan melalukan efisiensi dan efektivitas dalam mengendalikan fungsi-fungsi dalam account receivable dan pencapaian performance.

1. Credit Management 

mencakup : Credit Policy, Risk Prevention, Judgmental / Quantitative analysis (Scoring Method), Credit Check and Approval Process, dan Credit Monitoring
Credit policy merupakan bagian paling penting dalam Credit management, adalah suatu petunjuk yg jelas dan tertulis yg mengatur (1) terms and conditions on credit, (2) customer qualification criteria, (3) procedure collections, and (4) Langkah yang diambil untuk customer delinquency/ collection policy.
Credit policy harus disetujui oleh Highest level dalam perusahaan (BOD), dan disetujui oleh seluruh operasi bisnis dalam perusahaan

Tujuan utama dari Credit Policy adalah :

• Menghindari kebingungan, disputes, inconsistencies in procedures; dan potensi salah pengertian dalam penjualan kredit
• Mendefinisikan Tujuan/objective, job responsibilities, dan menghemat proses/management time
• Melindungi investasi perusahaan dalam accounts receivable
• Meminimisasi resiko yang berkaitan dengan penjualan credit.
• Meningkatkan penjualan sales dan meminimisasi resiko pada pelanggan baru dan pelanggan lama
• Menjaga hubungan baik dengan pelanggan melalui jangka waktu kredit yang kompetitif, proses keputusan kredit yang cepat dan kominikasi yang baik
• Menyediakan Seluruh staff persh, dengan kebijakan yg jelas, tepat sehingga mereka dapat menjalankan oprasional penjualan kredit dengan benar sesuai focus kebijakan perusahaan dalam menenigkatkan profit
• Menghindari semua operational dari Fraud atau masalah hukum

2. Cash Collection 

Mencakup : Collection process & Strategy, Collection Method (phone, Survey, Interview, Negotiation), Bad Debt Management/Provision, Mengelola Third party (Insurance, Bank, Lawyer, Debt Collector), Pengelolaan Invoices /Billing management.

Bagian terpenting adalah Collection process dan strategy, yang mencakup strategy Collection sebelum jatuh tempo ( prior due date) ; dan Strategy Collection setelah jatuh tempo (after due date). Strategy dan proses akan berbeda di setiap Bucket , disebabkan karena bucket/Aging/Umur piutang menunjukkan :

• Status delinquency/tunggakan dari account/customer
• Indicator “sehatnya” portfolio
• Alat pembanding dengan performa lampau
• Sebagai alat untuk melakukan analisa/peramalan

3. Mengukur Performance

Mencakup : DSO, Aging/Bucket Overdue, Early Warning Sign, Vintage

4. Commitment Management 

Mencakup : Credit Commitee, Struktur Organisasi A/R , IT tools, Proses pembayaran/Remitance

5. Pengamanan Resiko / Security payment 

Mencakup : Trade Insurance, Letter of credit , Bank Guarantee, etc

Mungkin bagi usaha skala UMKM tidak semuanya harus diterapkan tetapi setidaknya teman-teman UMKM memahami bahwa dibutuhkan sebuah sistem dan strategi yang rapi untuk mencegah adanya gangguan cash flow dari kinerja penagihan piutang perusahaan kita.

Bagaimana sejak awal perusahaan harus memiliki kebijakan yang jelas mengenai kredit yang diberikan kepada konsumen. Jika memang bisa memberikan pembayaran tempo kepada konsumen, maka batasan-batasannya harus jelas dan terukur serta telah mempertimbangkan kondisi cash flow usaha. Yang paling penting adalah data tagihan harus jelas dan selalu confirmed.

Ketika kredit sudah diberikan kepada konsumen (piutang) maka bagaimana cara melakukan proses penagihan dan strategi penagihannya kepada konsumen harus sudah dipersiapkan. Banyak sekali kejadian kredit menjadi macet karena kinerja penagihan yang kurang baik, sehingga konsumen justru enggan untuk membayar tagihan. 

Bahwa skinerja penagihan harus selalu dievaluasi, agar kinerja penagihan ke depannya selalu terkoreksi. Untuk usaha skala UMKM, penagihan ini masih sering melekat pada fungsi sales untuk efisiensi kerja, bukan suatu fungsi sendiri di keuangan.

Komitmen manajemen dalam penugasan dan fungsi penagihan harus ada, sehingga pelimpahan tugas ini menjadi jelas dan tidak tumpang tindih dengan fungsi yang lain.

Jika diperlukan, untuk tagihan-tagihan yang besar, UMKM pun bisa memback-up piutang dengan asuransi kredit.

Demikain sharing ini kami berikan, semoga bermanfaat.